Mon Espace Doc'

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Connexion et droits d'accès

L’icône de Mon espace doc' est grisée dans mon espace adhérents, comment faire ?

Il s’agit d’un problème de droit, contactez votre ambassadeur pour qu’il vous ouvre les droits. Vous pouvez aussi vous rapprocher du grand utilisateur dans votre établissement. Pour le connaitre, cliquez sur l'étoile de chérif située en haut de votre espace adhérents. En cas de problème, n’hésitez pas à contacter votre ambassadeur.

Comment j’accède à Mon espace doc' ?

L’espace documentaire se trouve sur votre espace adhérents.

Rendez-vous sur www.uniha.org et cliquez en haut à droite sur "Espace adhérents". 

Cliquez ensuite sur « Connexion » puis une icône vous indique l’espace documentaire.

Entrée espace doc
Je n'ai pas accès aux pièces de marché d'une procédure

Vous souhaitez accéder aux pièces de marché d'une procédure mais vous êtes confronté au message suivant : « VOUS N'ETES PAS ADHERENT A CE MARCHE ». Pourquoi ? 

Vous avez accès à toutes les pièces marchés d'une procédure à partir du moment où votre établissement a adhéré à au moins un lot du marché. Si ce n’est pas le cas, vous n’avez pas la visibilité des pièces marchés. 

Pour pouvoir accéder aux pièces de marché il faut que votre établissement (ou votre GHT) ait quantifié, donc adhéré aussi au marché auquel ces pièces se rapportent. Vérifier que votre établissement est bien adhérent au marché UniHA auquel se rapportent ces pièces de marché.

Si votre établissement ne s'est pas positionné sur ce marché, il lui est possible de le rejoindre via la centrale d’achat UniHA. 

A noter, certains hospitaliers interviennent sur plusieurs établissements. Si ces derniers se connectent avec un compte établissement qui n'est pas adhérent à la procédure, ils n'auront pas accéder aux pièces de marchés.

Faut-il créer un compte à chaque interne ? À chaque collaborateur ?
Oui les comptes UniHA sont nominatifs.
Je suis un établissement support, puis-je accéder aux pièces de marchés des marchés pour lesquels mes établissements parties sont adhérents ?
Les droits sont en fonction des adhésions d'un établissement, et non d'un GHT. Pour y accéder, votre profil doit comporter le périmètre GHT.
Les internes peuvent-ils rechercher des pièces de marchés et accéder aux offres de prix ?
Les offres de prix sont accessibles dès lors que l'établissement est adhérent à la procédure dans la rubrique Offre de l'espace documentaire. Elles sont également communiquées via Hermès.

Localisation des pièces de marché

De quelle manière sont reprises les catégories d'EpicureWeb ?

Les pièces sont désormais classées par fournisseur et par numéro de marché. Les différentes catégories identifiées dans Epicure Web sont reprises de la manière suivante : 

01_QUANTIFICATION: les documents (note de synthèse, tableau d'aide à la quantification) sont mis à disposition via QUANTUM 
02_DCE : les documents se trouvent dans le pavé 2 "Je découvre le marché" OUVRIR LE DCE. Les DCE stratégiques ne sont accessibles que si vous êtes adhérents à la procédure ; ils se trouvent dans le pavé 3, répertoire DCE 
03_ACTE_ENGAGEMENT : les documents se trouvent dans le pavé 3 "J'accède aux pièces marchés" catégorie OFFRE du marché concerné 
04_DOC_TECHNIQUE : les documents se trouvent dans le pavé 3 "J'accède aux pièces marchés" catégorie INFOS TECH du marché concerné 
05_DOC_CHOIX : les documents se trouvent dans le pavé 3 "J'accède aux pièces marchés" Documents Communs à la procédure 
06_AVENANT : les documents se trouvent dans le pavé 3 "J'accède aux pièces marchés" catégorie AVENANT du marché concerné 
07_CA : les documents se trouvent dans le pavé 3 "J'accède aux pièces marchés" catégorie CA du marché concerné 
08_RUPTURE : les documents se trouvent dans Hermès 
09_RECOND_RESIL : les documents se trouvent dans le pavé 3 "J'accède aux pièces marchés" catégorie OFFRE du marché concerné 
10_MODIFICATION_PRIX : les documents se trouvent dans le pavé 3 "J'accède aux pièces marchés" catégorie MODIF PRIX du marché concerné 
11_INFOS : les documents se trouvent dans le pavé 3 "J'accède aux pièces marchés" Documents Communs à la procédure ou dans Hermès

Où retrouvons-nous les fiches marchés ?

Vous les retrouvez sur chacune des procédures dans la partie 2 ainsi que sur le site internet UniHA dans l'espace marchés. 

Comment retrouver le fournisseur retenu sur un lot ?
Il suffit de sélectionner le lot dans l'arborescence de gauche, le nom du fournisseur s'affiche dans la partie 4.
Comment calculer mes gains achats ?
Au sein des pièces marchés, dans le dossier commun des pièces, vous retrouvez la "trame PAAT" qui vous permet de calculer vos gains achats pour la procédure concernée.

Mode d'emploi

Puis-je accéder au mode d'emploi de l'espace documentaire ?

Retrouver l'ensemble des informations importantes dans la présentation de la rubrique " Mon espace doc"

Recherche et filtres

Comment faire une recherche de produit afin de savoir s'il est dans un marché ?
La recherche produit ou référence se fait via l'e-catalogue. Les recherches établies depuis l'espace documentaire vous permettent la recherche d'un marché, d'un segment, d'une procédure ou d'un lot, ainsi qu'une recherche par fournisseur. Accédez à l'e-catalogue via l'espace adhérents.
Comment trouver un marché dans le cas où nous ne connaissons pas l'objet (segment) ou la procédure ou le nom du lot ?

Vous pouvez utiliser le moteur de recherche de l'espace documentaire, en renseignant un mot-clef sur le marché. 

Vous pouvez également consulter l'espace marchés

Puis-je filtrer uniquement les marchés auxquels je suis adhérent ?

Oui, dans la partie 1, sélectionner "mes marchés" puis votre établissement. 

Seuls les marchés auxquels votre établissement est adhérent apparaitront dans l'arborescence de la partie 1.

Récupération des pièces marchés

Je ne reçois pas le mail avec les pièces marchés

Ce mail peut mettre quelques minutes à arriver le temps que le zip se créé et que l'upload soit envoyé, soyez patient. 

S'il n'arrive pas au bout de 5 minutes, allez vérifier dans vos spams. 

S'il n'est toujours pas là, certains établissements bloquent la réception des mails. 

Que faire dans ce cas ? Prévenir votre service informatique. Ce dernier doit white-lister l'email page@uniha.org et autoriser les téléchargements de fichiers sur le domaine transfert.uniha.org. Il faut noter :

  • Que seul le robot 'Espace Documentaire UniHA' peut publier des fichiers sur transfert.uniha.org.
  • Que SMASH, startup française, nous garantit que les pièces échangées transitent et sont stockées sur des serveurs français au plus proche de vos organisations.
  • Que SMASH nous garantit le cryptage des échanges de fichiers et le cryptage du stockage de ceux-ci. Tous les transferts sont analysés par un antivirus et antimalware.
  • Que tous les fichiers stockés sur SMASH sont cryptés et uniquement lisibles par leur destinataire via le lien transmis permettant de décryptage. Les fichiers sont supprimés automatiquement une fois le délai expiré. Ils ne peuvent être lus sans le lien.
  • Que les services SMASH sont régulièrement audités en termes de sécurité par des organismes français et européens.
J'ai reçu le mail mais rien ne se passe quand je clique sur le lien

Si rien ne se passe, vous ne devez pas être autorisé par votre organisation à ouvrir ce type de lien. Pour cela, il faut prévenir votre service informatique pour qu'il autorise les téléchargements de fichiers sur le domaine transfert.uniha.org. Il faut noter :

  • Que seul le robot ‘Espace Documentaire UniHA’ peut publier des fichiers sur transfert.uniha.org.
  • Que SMASH, startup française, nous garantit que les pièces échangées transitent et sont stockées sur des serveurs français au plus proche de vos organisations.
  • Que SMASH nous garantit le cryptage des échanges de fichiers et le cryptage du stockage de ceux-ci. Tous les transferts sont analysés par un antivirus et antimalware.
  • Que tous les fichiers stockés sur SMASH sont cryptés et uniquement lisibles par leur destinataire via le lien transmis permettant de décryptage. Les fichiers sont supprimés automatiquement une fois le délai expiré. Ils ne peuvent être lu sans le lien.
  • Que les services SMASH sont régulièrement audités en termes de sécurité par des organismes français et européens.
Les boîtes mails sont souvent limitées en volume. Cela ne risque t-il pas de bloquer si le fichier zip est trop volumineux ?
Vous ne recevez pas les pièces par mail mais un lien par mail. Le clic sur ce lien vous permet de télécharger le fichier zippé contenant les pièces marchés que vous avez sélectionnées.
Comment faire si la messagerie de l'établissement n'accepte pas les zip ?
Le zip n'est pas envoyé directement mais via un lien cliquable vous permettant de télécharger le document zippé.
Est-il possible d'avoir un fichier zip par marché et non par lot ?
Oui, le fichier zip se créé en fonction des fichiers que vous aurez sélectionnés préalablement.
S'il me manque une pièce marché, à qui dois-je le signaler ?
Si vous constatez des pièces de marchés manquantes, vous devez vous adresser aux assistants achats de la filière concernée, dont vous retrouvez les coordonnées dans l'espace "contact de la filière" Encart 2. En cas de doute, vous pouvez également vous adresser à votre ambassadeur
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