Objet du marché

Vous cherchez une solution efficace pour gérer les déplacements professionnels et les congés bonifiés dans votre établissement ?
Ce marché vise à simplifier les processus de réservation tout en offrant une assistance complète et des options personnalisées pour répondre aux pratiques et politiques de déplacement spécifiques de chaque établissement hospitalier.

Valeur ajoutée achat

• Offrir un coût d’implémentation adapté au degré de personnalisation souhaité, grâce à plusieurs niveaux d’implémentation au choix.
• Maintenir les exigences de qualité attendues, précisément détaillées dans le cahier des charges, tout en permettant une marge de manœuvre pour la personnalisation de l’outil, afin de répondre aux pratiques spécifiques des établissements. Exemples d’exigences attendues dans notre demande :
  o Outil de réservation en ligne ergonomique et personnalisable
  o Respect de la politique de voyage des établissements
  o Equipe dédiée pour assurer la continuité de service
  o Accès aux meilleurs tarifs de transports ou d’hébergement
  o Optimisation de la gestion des factures pour plus d’efficacité

Points forts

• Outil de réservation en ligne ergonomique et personnalisable : paramétrage adapté aux spécificités de chaque établissement.
• Modes on-line (outil de réservation en ligne) ou off-line (plateau téléphonique dédié) disponibles selon les besoins.
• Services pour les congés bonifiés : cellule dédiée pour accompagner les démarches spécifiques liées aux congés bonifiés.
• Gestion complète des déplacements : conseil sur les itinéraires et accès à des tarifs négociés avec certaines compagnies.
• Réservation, émission et achat de tous types de titres de transport.
• Suivi des abonnements de billetterie et assistance pour les modifications ou annulations.
• Suivi et analyse des déplacements : outil de reporting disponible pour une meilleure maîtrise des dépenses.
• Assistance en cas de modification du voyage.

Achat durable

• Suivi du bilan carbone : Le marché prévoit un reporting précis et détaillé relatif au suivi des émissions de CO². Un tableau de bord mensuel et un bilan carbone sont à fournir pendant la durée du marché. La politique de déplacement du marché favorise le train.
• Insertion professionnelle : Le titulaire s’engage à travailler avec des personnes en réinsertion professionnelle → 900h annuelles pour le marché.

Attractivité

Les agents n’ont pas à avancer les frais de déplacement.

Descriptif du marché

Prestations :

• L’émission de billets de train/avion, national et international
• La réservation de nuitées, de location de voiture courte durée
• Conseils d’itinéraires, gestion de voyage de groupe et voyage d’étude
• Mise à disposition d’un outil de réservation en ligne, paramétré selon les caractéristiques des politiques de déplacement
• Accès au support online/offline, disponibilité 24/7
• Gestion des dossiers de congés bonifiés

Les prestations doivent être réalisées en tenant compte des politiques de déplacement des établissements.

Réservation On line → L’outil CYTRIC est connecté à la base de données AMADEUS. Il permet de :

• Réserver, modifier, annuler les déplacements : air, low cost, fer (TGV, TER), hôtels, voitures
• Gérer les profils voyageurs en ligne (cartes d’abonnements, grands voyageurs etc.) et gérer par pôle d’assistantes et par pôle de décisionnaires
• Consolider les dépenses : air, fer, low sost, hôtel, location de voiture
• Gérer les imputations comptables (N°de bon de commande…) et les émissions de billet…

→ Outil également disponible en version mobile

Réservation Offline → Une équipe de conseillers voyages qui assure :

• L’optimisation de voyages complexes ne pouvant être traités par les solutions de réservation en ligne.
• L’assistance sur tous les aspects du déplacement, et la réactivité face aux aléas d’un déplacement.
• La gestion d’un dossier de A à Z : un seul et même interlocuteur suivra votre dossier de la réservation à la modification/annulation au travers d’une ligne dédiée.

Une équipe dédiée pour la réservation des congés bonifiés.
Le plateau est ouvert de 8h à 19h du lundi au vendredi.

Accompagnement

Le titulaire du marché s’engage à assurer :

• Des formations sur les outils de reporting
• Des formations sur l’outil de réservation en ligne

Des experts hospitaliers mobilisés

Le groupe experts a été composé de :

• Santé Publique France
• Utilisateurs de AP-HM
• Utilisateurs GCS UniHA