Office Manager H/F

UniHA est la 1ère centrale d’achat hospitalière publique française avec un volume d’achat de 6,7Mds€en 2023. Elle s’inscrit dans le cadre des politiques de santé publique à travers le levier de l’achat hospitalier, et propose des marchés attractifs et à forte valeur ajoutée aux établissements de santé publics et privés non lucratifs, contribuant à la performance globale de ces derniers.
L’enjeu essentiel est d’apporter à nos concitoyens les meilleurs traitements disponibles et un accès égal aux soins, décliner un service hospitalier de haute qualité et contribuer à la soutenabilité du système de santé par l’innovation, la décarbonation, la sécurité des approvisionnements et la souveraineté.
UniHA, créé depuis 20 ans, regroupe plus de 1385 établissements hospitaliers, répartis sur l’ensemble du territoire national au sein de près de 123 GHT.

Missions

Relai privilégié de la Responsable Appui et Ressources, l’Office Manager assure les missions de
secrétariat général au service du comité de direction et de la Direction appui et ressources :

Missions du secrétariat général
– Gestion des instances de gouvernance
– Organisation des instances de direction
– Assistanat du comité de direction
– Gestion des moyens généraux
– Gestion des commandes de fonctionnement du Siège social
– Suivi des actions et budgets du secrétariat général
– Supervision de deux assistantes de direction

Assistanat du Directeur Général
– Organisation de rendez-vous institutionnels et internationaux
– Anticipation et organisation des déplacements
– Communication institutionnelle
– Préparation de présentations en lien avec le chargé de mission auprès du Directeur Général

Appui et ressources
– Appui transverse de la Responsable appui et ressources sur les secteurs Ressources Humaines
et Finances
– Rédaction et envoi de mailings
– Responsable du contrôle interne des dépenses de la plateforme de gestion des déplacements
– Suivi de bases de données, tableaux de bord de données
– Ressource renfort sur des missions ponctuelles

Profil recherché

Savoir-faire
– Maîtrise des outils bureautiques (pack office)
– Maîtrise de la gestion des agendas sous Outlook
– Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes, des
échéances, des urgences et des priorités définies par la Responsable Appui et Ressources
– Connaître la réglementation en vigueur et en assurer une veille juridique
– Savoir rendre compte de l’état d’avancement des dossiers à sa hiérarchie
– Organisation et classement des données, informations et documents de diverses natures
– La connaissance des logiciels EKSAE et/ou GFD (Inetum) est un plus

Savoir-être
– Respect absolu de la confidentialité autour des informations traitées
– Excellent relationnel : maîtrise des codes de la fonction publique, aisance dans le
positionnement et le relationnel avec les équipes, capacité d’écoute et de prise en compte
des attentes
– Excellente communication orale et écrite
– Capacité d’organisation et de priorisation
– Esprit d’analyse et de synthèse
– Rigueur
– Polyvalence
– Autonomie

Profil
– Expérience confirmée de 10 ans minimum en tant qu’office manager ou assistante de direction
au service d’un comité de direction
– Connaissance du secteur de la santé / Fonction publique hospitalière