Assistant(e) achat – H/F – Poitiers

UniHA recrute

1. Résumé de la mission et son contexte

L’assistant achat est responsable de la mise en œuvre opérationnelle des procédures d’appel d’offres et du suivi d’exécution des marchés de la filière. Des missions propres lui sont confiées. Il assiste l’ensemble de l’équipe achats UniHA positionnée au CHU de Poitiers.

Le contexte de l’emploi s’inscrit selon les 3 dimensions suivantes :

  • Technicité : maîtrise des processus administratifs d’achats publics – maîtrise des outils informatiques support de ces processus (SI HA, plateforme Place…) – appréhension des enjeux juridiques d’un projet ;
  • Service aux établissements clients du réseau UniHA : maîtrise de l’organisation interne d’UniHA – relation clients permettant de cibler les bons interlocuteurs ;
  • Travail en équipe : relation directe avec les acheteurs de la filière et le coordonnateur
  • Autonomie : maîtrise des échéances et des tâches et gestion en toute autonomie / preuve d’initiative / comprend les enjeux de la filière / fait preuve de capacités d’analyse et de priorisation.

 

2. Les missions

Les missions confiées dans le cadre du poste seront :

  • Relation avec les hôpitaux publics :
    – Contact téléphonique et mail régulier avec les établissements adhérents pour les renseigner sur les marchés actifs et à venir et répondre aux sollicitations diverses dans son champ de compétence ;
    – Recensement des besoins, suivi des adhésions ;
    – Promotion des activités et marchés de la filière : préparation de documents Power Point et différents supports de communication (fiches marchés, newsletter, mailing) en lien avec les services supports du réseau UniHA ;
  • Procédures d’achat public :
    – Préparation des procédures d’achats publics
    – Publication des marchés, ouverture des offres, aide à l’analyse des offres, notification des marchés ;
    – Suivi de l’exécution des marchés, en particulier gestion des avenants et offres promotionnelles ;
    – Utilisation de la plateforme de dématérialisation des marchés publics et des différents applicatifs du système d’information du GCS UniHA
  • Gestion documentaire :
    – Mise à jour en temps réel des informations de la filière sur les différents espaces dédiés : applicatifs du système d’information du GCS UniHA ;
    – Gestion autonome de la documentation des marchés ;
    – Reporting avec les outils mis à disposition par le siège ;
  • Organisation logistique de la filière :
    – Organisation des réunions de la filière (physiques, téléphoniques…)
    – Gestion des rendez-vous fournisseurs ;
    – Gestion de listes de diffusion ;
    – Relations fonctionnelles avec les interlocuteurs du CHU de Poitiers ;
    – Interactions avec le siège d’UniHA et les autres filières
    – Participation aux différentes réunions regroupant les assistants(e) organisées par UniHA

Cette liste des missions est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de la filière.
L’assistant(e) achat travaille donc en collaboration étroite avec le coordonnateur de la filière Biologie et les 2 acheteurs de la filière. Il peut recourir aux services d’appui de compétences juridiques soit au niveau du siège, soit auprès des services juridiques du siège.
 

3. Positionnement hiérarchique

Salarié du GCS UniHA en résidence administrative au CHU de Poitiers, l’assistant(e) achat exerce ses fonctions, sous la responsabilité du coordonnateur de la filière Biologie, M. Michel SOREL, qui assure son évaluation annuelle.
 

4. Compétences attendues

Il est demandé les compétences suivantes au titulaire du poste :

  • Formation de niveau BAC PRO ou BAC+2 avec première expérience si possible dans le domaine des achats en entreprise ou secteur public.
  • Connaissance idéalement des procédures du code des marchés publics et du fonctionnement des plateformes d’échanges dématérialisés / formation droit de la commande publique assurée par le GCS UniHA .
  • Maitrise des outils informatiques et notamment des tableurs.
  • Rigueur et transparence.
  • Capacité d’écoute, de communication et du rendre compte.
  • Capacité à être réactif et autonome.
  • Travail en réseau et en équipe.
  • Connaissance du monde hospitalier serait un plus.
  • Connaissance de l’anglais pourrait être utile, occasionnellement.

Une expérience similaire au sein d’une organisation en réseau, ou en tant qu’Assistant(e) Commercial(e) ou Assistant(e) Administration des Ventes serait appréciée.
 

5. Conditions d’emploi

Voici les conditions d’embauche :

  • CDI de droit public (contrat de détachement possible) ; période d’essai de 2 mois, renouvelable une fois ;
  • Date de prise de fonction : dès que possible
  • Taux d’activité : temps plein
  • Résidence administrative : POITIERS
  • Lieu de travail : CHU de Poitiers
  • Déplacements pour des réunions nationales (Paris ou Lyon) : occasionnels
  • Structure de rémunération :
    – Niveau de rémunération 24 k€ – 26K€ selon expérience
    – Cotisation prévoyance collective intégralement prise en charge par l’employeur ;
    – Evolution salariale selon atteinte des objectifs (cf politique RH du GCS UniHA)
    – Durée de travail au forfait : 35h00 annualisées = 37,5 h par semaine avec 19 jours de RTT en plus des congés légaux).
    – Possibilité de télétravail sur une partie de la semaine dans le cadre des règles UniHA qui organisent cette organisation du travail

 

6. A propos d’UniHA

UniHA est une coopérative d’acheteurs hospitaliers :

 

7. Présentation de la Filière Biologie d’UniHA

Les achats de biologie (équipements, réactifs, consommables divers) pour l’ensemble des hôpitaux publics sont pilotés depuis le CHU de Poitiers.

L’équipe achats Biologie est placée sous l’autorité du directeur technique des laboratoires du CHU de Poitiers. Elle est constituée de deux acheteurs et d’un(e) assistant(e)-achat (le poste à pourvoir).
 
Les segments actuels de la filière BIOLOGIE couvrent globalement toutes les activités d’un laboratoire de Biologie médicale :

  • MICROBIOLOGIE (Bactériologie, Virologie, Parasitologie et Mycologie)
  • HEMATOLOGIE (Cytologie, Hémostase)
  • BIOCHIMIE
  • IMMUNOLOGIE (Allergie, etc…)
  • TOXICOLOGIE
  • ANATOMIE ET CYTOLOGIE PATHOLOGIQUES
  • GENETIQUE (Biologie moléculaire)
  • PROCREATION MEDICALEMENT ASSISTEE (PMA)

En lien avec plus d’une centaine de fournisseur, la filière conduit un grand nombre de marché répondant aux besoins des laboratoires hospitaliers :

  • Equipements
  • Réactifs et consommables captifs ou non
  • Services (SAV, métrologie, etc…)

 

8. Répondre à l’offre

Poste à pourvoir de suite
Adresser candidature (lettre de motivation, CV et prétentions) à :

Sandrine LAUTIER
Gestionnaire des Ressources Humaines UniHA
Email : recrutementsgcs@uniha.org

 

 

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