Le CH du Mans témoigne sur le marché Tubes et Piquants de biologie

Filière Biologie

Le mois de juin 2019 a été l’occasion de dresser avec la société BD le premier bilan (à 1 an) du marché des dispositifs de prélèvement biologique (piquants et tubes de prélèvement sanguin et urinaire) notifié en mai 2018.

Au cours des 2 précédentes vagues (2010/2014 et 2014/2018), ce sont plus d’un demi-milliard de dispositifs qui ont été utilisés par les établissements adhérents.

Sur l’année 1 du nouveau marché, ce sont environ 100 millions de dispositifs utilisés par les 117 adhérents recensés sur cette période.

 

 

Le bilan après 1 an de marché

L’offre du fournisseur se traduit également par son engagement à accompagner les adhérents avec un panel de services supports aux établissements de santé : Hot Line, aide à l’accréditation, formations, consulting, E-Learning, …

 

Le CH du Mans

En mars 2019, le CH du Mans (CHM) procède à une opération d’envergure avec le déploiement de nouveaux dispositifs de prélèvements sanguins (tubes et piquants) sur son territoire de santé (GHT de la Sarthe).

 

29 juillet 2019 
Interview au CH du Mans de Floriane KUNDER, Directrice adjointe de l’Hôtellerie, des Achats, de la Logistique et du Développement Durable. Directrice déléguée du Pôle Biologie-Pathologie et Franck RIBOUCHON, Directeur des Soins Faisant Fonction.

 

1. Quels sont les contextes et enjeux qui vous ont poussé à déployer de nouveaux dispositifs de prélèvements au sein de vos établissements et à vous orienter vers le marché UniHA qui y est relatif ?

Un contexte à enjeux multiples.

  • Enjeu relatif au marché des dispositifs de prélèvement biologique (tubes et piquants) détenu par la Société SARSTEDT (via l’UGAP) arrivant à échéance en mars 2019 ; cette perspective d’échéance de marché a été l’occasion pour le CHM de questionner sa stratégie d’achat, au regard notamment de l’objectif de convergence des marchés sur le GHT.
  • Projet majeur de modernisation du plateau technique de biologie incluant la mise en place d’un Laboratoire à Réponse Rapide (Consolidation analytique / Module pré analytique / chaine de convoyage) : dans le cadre de l’accréditation COFRAC et des exigences en matière de validation analytique, il était primordial d’anticiper le choix des dispositifs de prélèvement, afin d’éviter de renouveler les opérations de paramétrage liées au changement de ces dispositifs.

Enfin l’enjeu relatif à l’harmonisation des pratiques inter établissements et à la mise en place de coopérations territoriales autour de 2 principaux projets :

→  1- Projet avec le Pôle Santé Sarthe et Loire (PSSL – 2ème laboratoire de biologie médical public du département) afin d’harmoniser la fourniture des tubes et piquants, acquis auprès de deux fournisseurs différents et également la couleur des bouchons des dispositifs de prélèvement sanguins. En effet l’utilisation de tubes de marques différentes sur le territoire, avec des codes couleurs différents, pouvaient être à l’origine de non-conformités au niveau de la phase pré analytique impactant de manière négative la prise en charge du patient (surtout au niveau des Urgences / SMUR sur le territoire).

→  2- Partenariat public / privé avec la création d’un Centre de Cancérologie de la Sarthe. Ce partenariat est fondé sur une logique de partage des activités de biologie médicale entre partenaires publics et privés. Dans un souci de simplification des flux et d’amélioration de la qualité, il a été privilégié l’utilisation de tubes standards.

→  Autres enjeux : S’inscrire dans une démarche de formation des préleveurs au niveau territorial (CHM et autres établissements publics). Plus de 1 900 professionnels à former.

BD, avec une offre adaptée et une implantation importante de ses dispositifs sur le département de la Sarthe (Laborizon) et plus largement sur le territoire national, est apparue comme la meilleure alternative pour répondre aux attentes du territoire.

 

2.Quelles sont les principales raisons qui font du marché UniHA correspondant, le choix le plus pertinent ?

Nous avons identifié 2 raisons principales :

  • L’intérêt d’accéder au marché UniHA réside tout d’abord dans le fait que la mise en concurrence a été réalisée en amont par le groupement d’achat ; les établissements du territoire n’ont ainsi pas à initier et porter une procédure d’achat pouvant être complexe et chronophage. Ils peuvent s’appuyer, en toute sécurité et confiance, sur l’expertise de la filière biologie UniHA pour la sélection des offres des fournisseurs. L’accès au groupement d’achat permet également d’obtenir des tarifs intéressants liés à la mutualisation des achats sur le territoire français sur la base d’une expertise reconnue.
  • L’autre intérêt pour les établissements est lié à la souplesse d’accès aux marchés UniHA. Le CHM avait deux possibilités pour adhérer aux marchés des tubes et piquants : soit au stade de groupement de commande (avant le lancement de la consultation) ou via la centrale d’achat (après notification du marché). Lorsque le recensement des besoins a été lancé, l’établissement n’avait pas encore validé sa stratégie d’achat et n’avait pas souhaité s’engager sur ce marché. En revanche, avec l’avancée de la réflexion quelques mois après, le CHM et le PSSL ont pu accéder assez rapidement à ce marché via la centrale en bénéficiant des mêmes conditions fournisseur, tant sur les services d’accompagnement que sur les tarifs. A noter que l’adhésion se fait au niveau du GHT et permet à tous les établissements du territoire d’y accéder en même temps ou de manière différée.

 

 

3. Précisez en quelques phrases le déroulement des opérations liées à ce projet (principales étapes)

La présentation de l’offre faite par la société BD nous a permis d’apprécier l’adéquation entre les solutions proposées par le fournisseur et les besoins exprimés par les utilisateurs liés aux pratiques professionnelles que ce soit sur les tubes ou les piquants en lien avec les biologistes et la direction des soins.

Ensuite, nous avons identifié la nécessité d’un accompagnement renforcé du fait du partenariat historique avec l’ancien fournisseur Sarstedt (en place depuis plus de 30 ans). Sur un certain nombre de points, les offres des fournisseurs différaient : système de prélèvement par aspiration et code couleurs spécifiques chez Sarstedt. Un accompagnement de grande envergure, sans faille, nous a paru indispensable. Cela a été renforcé par l’ampleur de notre projet touchant le territoire de la Sarthe avec 10 établissements et plus de 1 900 professionnels à former (dont 1 100 sur le seul site du Mans).

Cet accompagnement s’inscrit aussi pleinement dans le projet de soins et le projet d’établissement élaborés pour la période 2019-2023 . Nous y mentionnons notre volonté d’accompagner les professionnels de santé sur les pratiques à risques avec des actions dédiées à leur sécurisation : par exemple actualisation et renforcement des connaissances et des compétences en bénéficiant de l’expertise fournisseur. Les offres de formation et tout particulièrement d’E-Learning BD nous ont semblé être un support idéal pour atteindre nos objectifs. Il nous a semblé important de compléter l’offre d’E-learning avec de nouveaux modules pour couvrir l’ensemble des sujets relatifs aux bonnes pratiques pré analytiques mais aussi les thèmes sur l’hygiène, la sécurité et la communication. Projet riche et important afin de resituer le prélèvement biologique dans une approche plus globale du soin. La construction des modules a mobilisé nos experts internes.

La formation  E-learning obligatoire a  été complétée par une formation facultative  en présentiel avant et après la date d’implantation des nouveaux dispositifs. Certains établissements ont d’ailleurs privilégié ce mode de formation.Ensuite, nous avons construit le rétroplanning des actions de déploiement en tenant compte de la date la plus adaptée à la mise en œuvre d’une conversion type « Big bang » simultanée sur les 10 établissements de notre territoire. Cela nous a permis d’avoir de la visibilité sur les étapes de préparation tant sur la partie E-learning que logistique. Finalement, ce sont plus de 1 000 préleveurs qui ont été formés sur le CHM.

Tous les aspects logistiques ont été vus avec les équipes en interne et avec l’aide de la société BD. Cela a nécessité une implication spécifique du laboratoire du fait de l’impact de cette conversion sur les changements de bons de prescription et, dans certains cas, sur la prescription connectée. La mise en œuvre des opérations a mobilisé une grande partie des équipes en interne, mais également la société BD avec le support sur le terrain d’une équipe dédiée de 10 personnes.

Le résultat est très positif avec un déploiement, comme convenu, le jour J avec aucune non-conformité sur les bons et seulement deux évènements indésirables signalés sur la plateforme de signalement des EI.

Désormais, nous sommes sur une étape de suivi avec un accompagnement à distance des équipes BD pour consolider les opérations de prélèvements face aux problématiques de sous remplissage ou d’hémolyse que l’on peut rencontrer sur certaines unités.

Ensuite, nous avons construit le rétroplanning des actions de déploiement en tenant compte de la date la plus adaptée à la mise en œuvre d’une conversion type « Big bang » simultanée sur les 10 établissements de notre territoire. Cela nous a permis d’avoir de la visibilité sur les étapes de préparation tant sur la partie E-learning que logistique. Finalement, ce sont plus de 1 000 préleveurs qui ont été formés sur le CHM.

La formation  E-learning obligatoire a  été complétée par une formation facultative  en présentiel avant et après la date d’implantation des nouveaux dispositifs. Certains établissements ont d’ailleurs privilégié ce mode de formation.

Tous les aspects logistiques ont été vus avec les équipes en interne et avec l’aide de la société BD. Cela a nécessité une implication spécifique du laboratoire du fait de l’impact de cette conversion sur les changements de bons de prescription et, dans certains cas, sur la prescription connectée. La mise en œuvre des opérations a mobilisé une grande partie des équipes en interne, mais également la société BD avec le support sur le terrain d’une équipe dédiée de 10 personnes.

Le résultat est très positif avec un déploiement, comme convenu, le jour J avec aucune non-conformité sur les bons et seulement deux évènements indésirables signalés sur la plateforme de signalement des EI.

Désormais, nous sommes sur une étape de suivi avec un accompagnement à distance des équipes BD pour consolider les opérations de prélèvements face aux problématiques de sous remplissage ou d’hémolyse que l’on peut rencontrer sur certaines unités.

 

4.En quoi le(s) support(s) du fournisseur ont été utiles à la réalisation de votre projet ?

Nous l’avons souligné précédemment, ce projet n’aurait pas pu être concrétisé sans la mobilisation et l’implication des équipes de nos établissements (soins, laboratoire, formation, directions, …) mais également celles de la société BD. Outre le support logistique à la hauteur de nos attentes, nous pouvons saluer la qualité d’accompagnement de BD au travers de la création d’un support E-learning à façon vraiment adapté à notre ambition.

La mise à disposition à titre individuel, ou à titre collectif de supports de communication pour les professionnels (plaquettes recto verso, posters, …) a également été très utile pour les équipes afin de les aider à s’approprier les nouveaux dispositifs, à en faciliter l’utilisation et améliorer la qualité de prélèvement. Certains professionnels (pôle Femme Mère Enfant) se sont même complètement approprié ce projet en créant une chanson pour retenir le code couleur (mise en ligne sur notre site intranet).

5.Quels bénéfices avez-vous pu tirer de la collaboration entre UniHA / BD et vos équipes ?

Le GHT de la Sarthe a pu se reposer d’une part sur un marché, performant, « prêt à l’emploi » proposé par UniHA (doté d’une expertise reconnue de la filière biologie) et d’autre part par un accompagnement sans faille du titulaire du marché tant sur le terrain (support logistique de 10 personnes) que sur la mise à disposition de support de communication et de formation (plaquettes, E-learning à façon, …). Nous avons apprécié la réactivité et la franchise des équipes BD qui ont créé un véritable climat de confiance indispensable au succès de ce projet.   Malgré un retroplanning serré, chaque équipe a su donner le meilleur dans un esprit collectif pour faire aboutir le projet dans le temps imparti, avec comme objectif d’assurer la qualité des prélèvements.

6.Quelle satisfaction vos équipes et vous-même avez-vous par rapport à ce projet et au support apporté ?

Nous avons certainement bénéficié de la synergie créée entre notre groupement hospitalier de territoire, le fournisseur BD et UniHA, ce dernier pouvant être considéré comme support sur le projet ; UniHA a été un facilitateur dans le partenariat avec le fournisseur de dispositifs de prélèvement. Le fait que UniHA reste mobilisé dans le suivi d’exécution de ce marché est également important pour nous et gage de professionnalisme. C’est indiscutablement un point fort pour UniHA.

Malgré un calendrier ambitieux et beaucoup d’énergie dépensée par chacun, le bon déroulement du projet, les délais respectés et les résultats obtenus sont une preuve de réussite. Il s’agit là d’un véritable partenariat entre notre groupement hospitalier de territoire et la société BD.

Avec l’ensemble des actions mises en place dans le cadre de ce projet, nous remplissons pleinement nos objectifs de sécurisation des pratiques de soins en déclinant les axes issus du projet de soins. C’est aussi l’opportunité de créer, autour d’une thématique positive et porteuse, des temps de rencontres et d’échanges entre professionnels au niveau des directions de soins des établissements de santé mais également des IFSI (partage des outils pédagogiques).

L’implication des directions des soins a été essentielle à la conduite de ce projet pour mettre l’accent sur les pratiques professionnelles et saisir l’occasion d’un changement de matériel pour s’inscrire pleinement dans une approche plus globale porteuse de sens et intégrant les différentes dimensions du soin. Ce projet dépasse le simple renouvellement de marché, car il s’inscrit pleinement dans une dynamique portée par le projet d’établissement avec un axe fort mis sur la collaboration ; ici entre la Direction des soins, le laboratoire et la Direction des achats. Dans le cadre de l’accréditation du laboratoire, cette démarche va aussi contribuer à alimenter le contrat de collaboration qui existe entre le laboratoire et la Direction des soins, notamment les éléments relatifs à la formation des professionnels sur le prélèvement d’échantillons biologiques et aux respects des pratiques pré analytiques. Dans ce contexte, la Direction des soins annonce la mise en place d’audit sur ces pratiques avant la fin de l’année.

La démarche déployée sur notre groupement hospitalier de territoire et la brique constituée par le partage d’un E-Learning ont été intégrés dans notre projet de formation et aussi reconnue comme une action DPC.

Pour le point à améliorer, nous aurions dû être plus attentifs à la spécificité de la pédiatrie qui devra finalement bénéficier de nouveaux tubes plus adaptés.

 

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